La pandemia del COVID-19 ha sido un evento clave que nos ha forzado a aumentar el trabajo virtual. Aunque muchas personas ya habían estado trabajando y comunicándose con los miembros del equipo utilizando herramientas virtuales y tecnología hasta cierto punto, las políticas de aislamiento y permanencia en el hogar han significado que estas personas ahora tienen que usar estas herramientas y tecnología exclusivamente. [1]
Los equipos virtuales han surgido como una estructura poderosa en el entorno empresarial contemporáneo y se caracterizan por el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), cambios radicales en el diseño organizacional y el despliegue de una fuerza laboral multicultural (Gilson et al., 2014; Greenberg et al., 2007). [2]
La formación de equipos virtuales se ha asociado con una serie de beneficios y ventajas importantes. Se ha descubierto que facilitan una mayor participación, ya que la naturaleza de la tecnología de comunicación utilizada permite a los miembros contribuir en función de sus propios horarios (Shen et al., 2014). A nivel individual, las ventajas potenciales de una alta virtualidad incluyen una mayor flexibilidad y control del tiempo junto con mayores responsabilidades, motivación laboral y empoderamiento de los miembros del equipo (Hertel et al., 2005).
¿Cuáles son los factores críticos de éxito en un equipo virtual?
- Estructura organizacional: Políticas de recursos humanos para reconocer, apoyar y recompensar a los miembros y líderes de equipos virtuales; una cultura organizacional receptiva; formación, tanto al inicio de un equipo como de forma continua; apoyo administrativo continuo.
- Procesos de equipo y entorno virtual: Brindar oportunidades de interacción que puedan sustituir a las experimentadas en un entorno de equipo tradicional; proporcionar visibilidad a los miembros del equipo sobre las actividades, la disponibilidad y el progreso del trabajo de los demás; proporcionar un entorno que funcione como un servicio integrado; brindar apoyo a diferentes modos de trabajo.
- Personas: Autodisciplina; excelentes habilidades de participación en el equipo; responsabilidad individual; confianza.
Dentro de los equipos virtuales la comunicación cumple un rol fundamental. La comunicación eficaz requiere prestar atención a todo un proceso, no sólo al contenido del mensaje. Cuando usted es el mensajero en este proceso, debe considerar las barreras potenciales que pueden evitar que su público objetivo reciba su mensaje.
Pero ¿te estás comunicando de forma eficaz? ¿cómo manejas las perspectivas diferentes o desafiantes? ¿crees que las reuniones son una pérdida de tiempo? ¿Qué impresión produce tu estilo de comunicación en los miembros de tu grupo?
Es importante ser consciente de cómo sus propias actitudes, emociones, conocimiento y credibilidad con el receptor pueden impedir o alterar si su mensaje es recibido y cómo lo hace. Considere también las actitudes y el conocimiento de su público objetivo. No olvidar que la diversidad en edad, sexo y etnia o raza se suma a los desafíos de comunicación. [3]
Construye una cultura de equipo
- Metas claras y valores del equipo.
- Expectativas individuales claras.
- Retroalimentación.
- Refuerzo positivo.
Haga que las reuniones sean efectivas considerando estos consejos:
- No se reúnan sólo porque está programado.
- Utiliza una agenda.
- Estructura de entrada a la reunión.
- Limita el tiempo de la reunión.
- Facilita la discusión.
- Circula un resumen de la reunión antes de la próxima reunión.
- Establece reglas básicas desde un principio.
[1] Klonek, F. E., Kanse, L., Wee, S., Runneboom, C., & Parker, S. K. (2021). Did the COVID-19 Lock-Down Make Us Better at Working in Virtual Teams?. Small Group Research, 10464964211008991.
[2] [Morley, Sandra, Cormican, Kathryn, & Folan, Paul. (2015). An Analysis of Virtual Team Characteristics: A Model for Virtual Project Managers. Journal of technology management & innovation, 10(1), 188-203. https://dx.doi.org/10.4067/S0718-27242015000100014
[3] Cohn, K. H. (2007). Developing effective communication skills. Journal of Oncology Practice, 3(6), 314-17.